VLOOKUP Beda File, Cara Mengambil Data Dari Dua File Yang Berbeda Pada Excel

VLOOKUP Beda File Dalam Excel - Dalam beberapa artikel sebelumnya saya sudah menjelaskan tentang cara penggunaan rumus Excel VLOOKUP.

Rumus VLOOKUP ini dalam Excel tergabung kedalam kelompok Fungsi Pencarian dan Referensi.

Dalam penjelasan tersebut ada dua posisi file atau tabel yaitu pada sheet yang sama serta pada sheet yang berbeda.

Setelah mempelajari kedua pembahasan tersebut muncul pertanyaan baru, apakah rumus Excel VLOOKUP ini juga dapat berjalan dengan baik jika digunakan pada dua file yang berbeda ?

Secara umum penggunaan VLOOKUP beda file pada Excel ini seharusnya tetap bisa berjalan dengan baik.

Tetapi untuk membuktikannya mari kita membahas VLOOKUP beda file ini serta langsung melihat contohnya dalam Excel.

VLOOKUP Beda File Pada Excel

Dalam penerapan rumus Excel VLOOKUP terdapat argumen table_array yang diisi dengan lokasi dari range yang akan kita ambil datanya.

Idealnya kita cukup memasukan alamat file yang kemudian diikuti dengan alamat sheet serta range dari sumber tabel yang akan kita gunakan.

Secara umum ada dua pola yang akan saya jelaskan yang pertama kita akan menggunakan nama sheet sebagai alamat VLOOKUP serta yang kedua kita akan menggunakan Nama Range sebagai dasar pengambilan data.

Apakah rumus VLOOKUP akan tetap berjalan dengan baik pada kedua pola tersebut ?

Mari kita membahasnya satu persatu serta mengujinya langsung didalam dua file Excel yang berbeda.

VLOOKUP Beda File Pada Excel Dengan Menggunakan Nama Sheet

Sebelum melanjutkan harap mempelajari penggunaan rumus Excel VLOOKUP ini supaya mudah dan cepat memahami VLOOKUP beda file karena pada dasarnya pola ini akan tetap menggunakan pola yang sama pada penggunaan rumus Excel VLOOKUP dasar.

Baca Juga : Penggunaan dan Fungsi Rumus Excel VLOOKUP

Untuk contoh yang pertama saya memiliki dua buah file yang akan dihubungkan kedalam satu tabel dengan rumus Excel VLOOKUP.

Adapun Informasi dari dua file tersebut adalah sebagai berikut :

Dalam file pertama terdapat Tabel Barang dengan sheet yang sudah diganti namanya menjadi "Barang".
File pertama tersebut saya berinama "Tabel Barang"
File yang kedua saya berinama "Tabel Transaksi"
Dalam file yang kedua terdapat Tabel Transaksi yang nama sheetnya sudah saya ganti menjadi "Transaksi"
Kedua file tersebut berlokasi dalam folder "VLOKUP" dengan lokasi dalam komputer adalah "D:\VLOOKUP"

Dari penjelasan diatas saya akan mengambil nama barang dan harga barang untuk mengisi Tabel Transaksi yang berada dalam File kedua yang bersumber dari file pertama.

Perhatikan nama sheet, nama tabel serta alamat file diatas karena itu akan muncul didalam rumus Excel VLOOKUP yang akan kita buat.

Silahkan perhatikan gamber berikut ini :

Dalam gambar diatas terlihat bahwa pengambilan nama barang serta harga barang dari file pertama dapat berjalan dengan baik.

Adapun rumus dalam cell B4 untuk kolom Nama adalah sebagai berikut :

=VLOOKUP(A4;'D:\VLOOKUP\[Tabel Barang.xlsx]Barang'!A$4:C$6;2;0)

Perhatikan, rumus tersebut diatas akan muncul jika file pertama atau tabel Barang dalam kondisi close atau tidak dibuka.

Sedangkan jika file pertama dalam keadaan dibuka maka rumusnya akan berubah menjadi seperti berikut ini :

=VLOOKUP(A4;'[Tabel Barang.xlsx]Barang'!A$4:C$6;2;0)

Kita tidak perlu melakukan perubahan pada rumus karena Excel sendiri yang akan menyesuaikan perubahan rumus tersebut.

Bagaimana langkah - langkah membuat rumus tersebut diatas dalam dalam cell B4 ?

Silakan ikuti langkahnya berikut ini :

Buka file pertama dan kedua
Dalam file kedua Klik cell B4
Ketik =VLOOKUP(
Klik cell A4 kemudian ketik tanda titik koma (;) atau koma (,) untuk yang berbeda setting regionalnya
Pilih atau blok area A4:C6 dalam file yang kedua ( Tabel Barang )
ketik tanda titik koma (;)
Ketik posisi kolomnya yaitu 2 kemudian ikuti dengan tanda titik koma
Ketik angka 0 kemudian kurung tutup
Enter

Dengan sembilan langkah diatas maka rumus sudah muncul dalam cell B4 dan untuk selanjutnya silahkan copy pastekan rumus tersebut sampai dengan cell yang dibutuhkan.

Untuk pemberian tanda Absolut silahkan sesuaikan dengan contoh rumus yang sudah saya tuliskan diatas supaya rumus tersebut tidak error saat dicopy paste.

Selanjutnya rumus yang digunakan untuk cell C4 atau kolom Harga adalah sebagai berikut :

=VLOOKUP(A4;'[Tabel Barang.xlsx]Barang'!A$4:C$6;3;0)

Rumus tersebut diatas akan muncul jika file pertama dalam keadaan dibuka dan jika dalam keadaan ditutup atau close rumusnya akan menjadi seperti berikut ini :

=VLOOKUP(A4;'D:\VLOOKUP\[Tabel Barang.xlsx]Barang'!A$4:C$6;3;0)

Dengan kedua rumus tersebut pengambilan Nama barang serta Harga barang bisa berjalan dengan baik meskipun file dari kedua tabel ini berbeda.

Perhatikan, sekali lagi saya sampaikan bahwa kita tidak perlu mengubah rumus saat file pertama ditutup atau dibuka karena Excel sendiri yang akan menyesuaikannya.

Sampai dengan penjelasan ini apakah sudah memahai seluruhnya ? jika belum silahkan ulangi dari awal sebelum melanjutkan ke pembahasan berikutnya.

VLOOKUP Beda File Pada Excel Dengan Menggunakan Nama Range

Pembahasan yang kedua masin tentang VLOOKUP beda fil pada Excel tetapi kita akan menggunakan Nama Range atau Name Range untuk Tabel Barang yang terdapat dalam file pertama.

Untuk penjelasan rinci tentang apa itu Name Range serta bagaimana cara menggunakannya silahkan pelajari dalam artikel sebelumnya.

Baca Juga : Memberi Nama Pada Range Exce Untuk Digunakan Dalam Rumus

Dengan Nama Range ini saya sudah mengganti range Tabel Transaksi dalam file pertama yang awalnya A$4:C$6 menjadi "Kode".

Perbedaan lainnya adalah kolasi file saya bedakan sedikit dengan contoh yang pertama yaitu sebagai berikut "D:\VLOOKUP1".

Untuk contoh gambarnya saya tidak akan tampilkan karena pasti sama persis dengan gambar diatas.

Jadi dalam cara yang kedua ini kita tidak akan memasukan range Tabel Barang kedalam argumen rumus VLOOKUP tetapi hanya akan memasukan nama rangenya saja.

Adapun rumus yang digunakan dalam kolom B untuk cara yang kedua ini adalah sebagai berikut :

=VLOOKUP(A4;'D:\VLOOKUP1\Tabel Barang.xlsx'!Kode;2;0)

Sedangkan jika file pertama dalam keadaan dibuka rumusnya akan menjadi seperti berikut ini :

=VLOOKUP(A4;'Tabel Barang.xlsx'!Kode;2;0)

Jika diperhatikan sepertinya cara yang kedua ini rumusnya lebih simpel dan lebih pendek.

Untuk kolom Harga rumus yang digunakan adalah sebagai berikut :

=VLOOKUP(A4;'Tabel Barang.xlsx'!Kode;3;0)

Silahkan perhatikan, kata "Kode" dalam rumus diatas merupakan nama range dari tabel Barang yang sudah saya ubah sebelumnya dengan menggunakan Define Name.

Dengan menggunakan cara yang kedua ini VLOOKUP beda file pada Excel tetap bisa berjalan dengan baik.

Dari kedua penjelasan diatas kita bisa simpulkan bahwa VLOOKUP beda file pada excel memang bias dijalankan dengan baik.

Penempatan file atau lokasi file akan sangat menentukan dalam rumus ini sehingga jika lokasi atau alamat file tersebut berubah maka rumusnyapun harus diubah menyesuaikan dengan lokasi baru dari file tersebut.

Baca Juga : Solusi Untuk Rumus VLOOKUP Beda Sheet Dengan Mudah Dalam Excel

Jika data yang kita olah bukan dalam bentuk beda file tetapi hanya beda sheet saja maka jangan mengikuti cara ini tetapi ikuti panduan saya tentang VLOOKUP beda sheet Pada Excel.