Menggunakan Fitur SUBTOTAL Untuk Mengelompokan dan Menjumlahkan Data Dalam Excel

Fitur SUBTOTAL Excel - Dalam artikel sebelumnya kita membahasa tentang rumus SUBTOTAL dalam Excel.

Judul dan pembahasan yang hampir sama tetapi berbeda pola dari penggunaanya dalam Excel.

Seperti yang dibahas dalam artikel sebelumnya bahwa rumus SUBTOTAL dapat digunakan untuk menjumlahkan angka yang telah dikelompokan terlebih dahulu atau dapat juga digunakan untuk menjumlahkan angka pada data yang telah difilter.

Lalu apa fungsi dari menu SUBTOTAL yang telah disediakan oleh Microsoft Excel tersebut ?

Fitur atau menu SUBTOTAL sebenarnya sama dengan rumus SUBTOTAL yaitu menjumlahkan data dan mengelompokannya berdasarkan kode atau group tertentu.

Perbedaanya dengan rumus SUBTOTAL adalah pada fitur SUBTOTAL ini Excel telah menyediakn tombol dan wizardnya sehingga kita hanya tinggal menekan tombol tertentu tidak perlu mengetikan rumus.

Tentu fitur SUBTOTAL ini akan mempermudah kita terutama untuk orang yang belum memahami penggunaan rumus dalam Excel.

Menggunakan Menu SUBTOTAL Untuk Menjumlahkan Range Berdasarkan Group Tertentu

Menu SUBTOTAL ini ada dalam kelompok Tab Data pada bagian kelompok menu Outline.

Posisi tersebut diatas saya lihat dalam Microsoft Excel 2007, untuk Excel dengan versi yang berebda silahkan untuk dicari posisinya.

Dari dua cara penggunaan SUBTOTAL ini memang memililiki kekurangan dan juga kelebihan masing - masing.

Dengan menggunakan menu SUBTOTAL tentu saja kelebihanya adalah kemudahan membuatnya karena cukup dengan klik beberapa menu saja.

Selain itu setelah data dibuatkan subtotal akan muncul 3 tab kecil disebelah kanan dengan tullisan angka 1, 2 dan 3.

Jika tab angka 3 yang diklik maka data yang akan tampil adalaj keseluruhan data yang kita buatkan dengan SUBTOTAL tetapi telah dikelompokan dan juga dijumlahkan sesuai dengan groupnya.

Tab angka 2 akan menampilkan jumlah per group atau kelompok yang sudah kita tentukan dan tab angka 1 hanya menampilkan total dari keseluruhan data saja.

Dengan tiga tab tersebut maka kita bisa memilih data mana yang akan ditampilkan dalam sheet tersebut.

Contoh Menjumlahkan dan Mengelompokan Data Dengan Menu SUBTOTAL Excel

Sebelum saya jelaskan langkah - langkahnya silahkan perhatikan terlebih dahulu gambar dibawah ini :

Gambar tersebut merupakan data awal sebelum dikelompokan dengan menggunakan menu SUBTOTAL.

Dalam data tersebut terlihat bahwa ada 7 kolom yang ditampilkan dan saya akan mengelompokan berdasarkan nomor Akun atau kolom C.

Untuk membuatnya silahkan ikuti langkah - langkah berikut ini :

1. Blok/pilih range

Dalam contoh diatas saya menggunakan range dari A2 sampai dengan G20, jadi silahkan blok atau pilih range tersebut.

Mohon diperhatikan, sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya silahkan urutkan data berdasarkan kolom Akun.

Untuk cara mengurutkanya silahkan pelajari dalam artikel yang telah dibahas sebelumnya.

2. Klik Menu Subtotal

Seperti yang disebutkan diatas bahwa menu subtotal ada dalam kelompok Tab Data. Jadi setelah pilih range selanjutnya klik Tab Data dan Klik Subtotal.

3. Akan muncul menu/wizard Subtotal

Setelah klik Subtotal akan muncul menu Subtotal tersebut dan kemudian isi dengan setting sebagai berikut :

At each change in : ini diisi dengan kolom yang akan dikelompokan, karena saya akan mengelompokan data tersebut berdasarkan Akun maka pada kotak ini silahkan pilih kolom Akun.
Use function : ini diisi dengan rumus yang akan digunakan, maksudnya kita akan mengelompokan data beradasarkan Akun kemudian rumus apa yang akan digunakan untuk Subtotalnya. Karena saya akan menjumlahkan angka dalam kolom Debit maka rumus yang dipilih adalah SUM.
Add subtotal to : ini diisi dengan kolom yang akan diberikan rumus SUM diatas, dalam contohnya yang akan saya jumlahkan adalah kolom Debit.

Untuk lebih jelasnya mengenai pengisian menu Subtotal silahkan perhatikan gambar berikut ini :

Silahkan pelajari lebih detail karena bagian ini merupakan urutan yang sangat penting dan akan menentukan hasil dalam pengelompokan data.

Ubahlah sesuai dengan kebutuhan yang dilakukan pada pengolahan data, jika ada kesalahan silahkan ulangi dari awal.

4. Klik OK

Setelah selesai mengisi dan memilih rumus yang akan digunakan serta kolom mana yang akan dijumlahkan maka langkah terakhir adalah klik OK.

Setelah melakukan 4 langkah diatas maka hasilnya akan terlihat seeprti pada gambar berikut ini :

mengelompokan data berdasarkan group tertentu

Dalam gambar tersebut terlihat bahwa data telah dikelompokan berdasarkan kolom Akun dan yang dijumlahkan adalah kolom Debit.

Seperti yang dijelaskan diatas bahwa ada tiga tab dengan angka 1-3 dipojok sebelah kiri.

Silahkan perhatikan pada gambar, tampilan tersebut adalah pada posisi Tab nomor 2, untuk Tab nomor 3 data akan tampil secara detail termasuk rincian seperti pada data sebelum dibuatkan Subtotal.

Sedangkan Tab 1 hanya akan menampilkan Grand Totalnya saja, jadi silahkan sesuaikan dengan kebutuhan.

Cara Menghapus Subtotal Dalam Excel

Jika data yang telah digabungkan dengan Subtotal ternyata tidak sesuai dengan yang diharapkan atau sudah selesai digunakan maka Subtotal tersebut harus dihapus.

Untuk menghapusnya silahkan ikuti langkah - langkah berikut ini :

Pilih atau klik cell A2
Klik Tab Data
Klik Subtotal
Klik Remove All

Dengan 4 langkah diatas maka data akan kembali seperti awal sebelum digabungkan dengan menu Subtotal.

Silahkan pelajari juga tentang cara menggunakan rumus SUBTOTAL dalam Excel untuk membandingkan hasilnya.

Seperti yang disebutkan diatas bahwa menu ini sangat bermanfaat dalam pengolahan data dan tentu sangat mudah dalam penggunaanya.

Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara menggunakan menu Subtotal dalam Excel, semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.